Sociale veiligheid verbetert niet door er een keer over te praten. Ze verbetert door een paar dingen anders in te richten en dat vol te houden. Hieronder vijf stappen, in de volgorde waarin ze het meeste opleveren.
Wat sociale veiligheid precies is en waaraan u merkt dat het schuurt, leest u in sociale veiligheid op de werkvloer. Dit artikel gaat over de uitvoering.
1. Breng in kaart wat er nu gemeld wordt
Begin niet met een groot onderzoek. Begin met drie vragen: wat is er het afgelopen jaar gemeld, bij wie kwam het binnen, en wat is ermee gebeurd? Als niemand die vragen kan beantwoorden, weet u genoeg. Een organisatie zonder meldingen heeft zelden geen problemen; ze heeft meestal geen route.
2. Leg de route vast voordat u hem nodig heeft
Beleid rond psychosociale arbeidsbelasting is wettelijk verplicht, maar dat is niet de reden om het goed te doen. De reden is dat mensen pas melden als ze weten wat er daarna gebeurt. Zet dus op papier:
- Waar iemand terechtkan, intern en extern.
- Wat er vertrouwelijk blijft en wat niet.
- Wie beslist, en binnen welke termijn.
- Wat er gebeurt als de melding over een leidinggevende gaat.
Die laatste is de belangrijkste, en wordt het vaakst overgeslagen.
3. Maak de route naar buiten echt bereikbaar
Een externe vertrouwenspersoon werkt alleen als mensen weten dat hij bestaat. Noem naam en bereikbaarheid op een plek waar iemand ze vindt zonder het aan een collega te hoeven vragen: het intranet, het smoelenboek, de achterkant van het personeelshandboek.
Zorg daarnaast dat de drempel laag blijft. Iemand die belt weet vaak nog niet of het wel een melding is. Die twijfel is normaal en hoort bij het gesprek.
4. Rust leidinggevenden uit voor het eerste signaal
De meeste sociale veiligheid wordt niet gemaakt in beleid maar in een gang, in tien seconden, als iemand iets zegt dat ongemakkelijk is. Wat de leidinggevende dan doet, bepaalt of er een tweede keer komt.
Dat is te trainen. Niet met een workshop over waarden, maar met oefening in concrete gesprekken: hoe reageert u als iemand aarzelend begint, hoe stelt u een vraag zonder te sturen, en hoe geeft u aan wat u wel en niet kunt beloven. Wij doen dat in trainingen en in coaching op persoonlijk leiderschap; zie onze expertise.
5. Kijk terug, en kort
Eén keer per jaar volstaat, mits het echt gebeurt. Twee vragen zijn genoeg: is het aantal meldingen veranderd, en is de aard ervan veranderd? Meer meldingen is in het eerste jaar meestal goed nieuws. Het betekent dat de route gevonden wordt.
Wat u niet hoeft te doen
Geen cultuurprogramma, geen jaarlijks belevingsonderzoek van veertig vragen, geen fruitmand. Sociale veiligheid ontstaat niet uit goede bedoelingen maar uit een voorspelbare reactie op ongemakkelijk nieuws. De rest is versiering.
Even meedenken over uw situatie?
In een vrijblijvend gesprek van een half uur kijken we welke van deze vijf stappen bij u het meest oplevert. U zit nergens aan vast.